Hjelp og veiledninger
Delegering av gjøremål
Du kan delegere et gjøremål i årshjulet til en annen på skolen/barnehagen ved å klikke på ”Deleger”. Da vil dette vinduet komme opp:
Du vil se en liste over de ansatte som er lagt inn, og evt. Grupper listes også her. Hvis du vil legge inn en ansatt i listen, klikk på den blå blyanten ved siden av "Brukere". Hvis du vil lage en ny gruppe, klikk på den blå blyanten der.
For å delegere noe til enkeltpersoner:
Velg en eller flere personer fra listen ved å merke av under ”Velg”. Hvis du skal delegere noe til en enkelt person og vil at gjøremålet skal bli merket i systemet som fullført når det er utført, merk av for ” Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)”.
For å delegere til en eller flere grupper, merk av gruppen(e)s navn. For å legge folk inn i en gruppe, klikk på blyanten ved ordet "Grupper". Klikk så på ikonen i kolonnen "Medlemmer".
Hvis du legge til eller fjerner medlemmer i en gruppe, vil også delegeringer gjort til denne gruppa oppdateres. For eksempel: du har delegert gjøremål til gruppa " Kontaktlærere". Senere slutter en kontaktlærer og en ny kommer til. Når du endrer gruppa vil delegering gjort til den som slutter fjernes, mens den nye kontaktlæreren får påminnelse på tildelte gjøremål som ikke er fullført.
Du kan også legge inn en beskjed/kommentar til den personen som du delegerer til. Merk av hvis du vil at det skal sendes beskjed til den person umiddelbart, eller om systemet skal sende det 10 dager før fristen til gjøremålet (eller det antall dager du har valgt i "Innstillinger"). Klikk på knappen ” Deleger”.
Når et gjøremål blir delegert, sender systemet automatisk en e-post fra deg til den personen, hvor det bes om at gjøremålet fullføres. (Hvis du har valgt " Send umiddelbart", får de en e-post med en gang, pluss en påminnelse X antall dager før fristen). I e-posten får de en lenke, og når de klikker på lenken ser de følgende:
De får dermed all informasjon som kommuneansvarlig/fylkesansvarlig eller enhetsleder har lagt inn om det gjøremålet, slik at de er best mulig informert.
Når de har fullført gjøremålet, klikker de på ”Fullfør gjøremål”. Hvis du har merket av for ”Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)” vil gjøremålet bli automatisk merket av som " Fullført" inne i systemet. Dvs. at de som får delegert gjøremål ikke behøver å logge seg inn for å fullføre gjøremål du delegerer til dem.
I gjøremålslisten vil du se at ordet ”Deleger” endres til ” Status”, og det står to tall der:
Tallet i rødt (2 i dette bildet) viser at dette gjøremålet har blitt delegert til 2 personer. Tallet i grønt (0 i dette bildet) forteller oss hvor mange som har fullført gjøremålet. Tallene her blir oppdatert etter hvert som gjøremålet blir fullført av de som står på delegeringslisten. Hvis du har delegert til en person, og den personen får fullmakt til å fullføre gjøremålet, vil kolonnen « Ansvarlig» endres slik at den viser stillingen til den personen det er delegert til.
Hvis du klikker på ordet ” Status”, får du opp en liste over de som har fått delegert gjøremålet. Når de har fullført gjøremålet, blir det krysset av i grønt i kolonnen ” Status”. I kolonnen ” Dato” kan du se datoen for når gjøremålet ble fullført.
Hvis en ansatt har skrevet kommentar i forbindelse med et gjøremål, vil du kunne lese dette. Du kan også sende en påminnelse til de som ikke har fullført enda, og du kan evt. slette en ansatt fra listen for gjøremålet.
Hvis du vil kan du skrive ut listen eller eksportere det til pdf. Hvis du har et gjøremål hvor samtlige ansatte skal kvittere på at de har gjort det, f eks at de kjenner til innholdet i §9 A, kan du eksportere listen til en pdf etter at alle ansatte har fullført gjøremålet.
Sist oppdatert: