Veiledninger
Hvordan delegere et gjøremål til enkeltpersoner
Velg en eller flere personer fra listen ved å merke av under ”Velg”. Hvis du skal delegere noe til en enkelt person og vil at gjøremålet skal bli merket i systemet som fullført når de har fullført gjøremålet, merk av for ”Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)”. Du kan også legge inn et beskjed/kommentar til den personen som du delegerer til. Merk av hvis du vil at det skal sendes epost til den person umiddelbart, eller om systemet skal sende det 10 dager før fristen til gjøremålet (eller det antall dager du har valgt i Innstillinger). Klikk på knappen ”Deleger”.
Når et gjøremål blir delegert, sender systemet automatisk en e-post til den personen, hvor det bes om at gjøremålet fullføres. (Hvis du har valgt «send umiddelbart», får de en e-post med en gang, pluss en påminnelse X antall dager før fristen). I e-posten får de en lenke, og når de klikker på lenken ser de følgende:
De får dermed all informasjon som kommuneansvarlig/fylkesansvarlig eller enhetsleder har lagt inn om det gjøremålet, slik at de er best mulig informert.
Når de har fullført gjøremålet, klikker de på ”Fullfør gjøremål”. Hvis du har merket av for ”Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)” vil gjøremålet bli automatisk merket av som Fullført inne i systemet. Dvs. at de som får delegert gjøremål ikke behøver å logge seg inn for å fullføre gjøremål du delegerer til dem.
I gjøremålslisten vil du se at ordet ”Deleger” endres til ”Status”, og det står to tall der:
Tallet i rødt (1 i dette bildet) viser at dette gjøremålet har blitt delegert til 1 person. Tallet i grønt (0 i dette bildet) forteller oss hvor mange som har fullført gjøremålet. Tallene her blir oppdatert etter hvert som gjøremålet blir fullført av de som står på delegeringslisten.
Hvis du har delegert til en person, og den personen får fullmakt til å fullføre gjøremålet, vil kolonnen «Ansvarlig» endres slik at den viser stillingen til den personen det er delegert til.
Hvis du klikker på ordet ”Status”, får du opp en liste over de som har fått delegert gjøremålet. Når de har fullført gjøremålet, blir det haket av i grønt i kolonnen ”Status”. I kolonnen ”Dato” kan du se datoen for når gjøremålet ble fullført.
Hvis en ansatt har skrevet kommentar i forbindelse med et gjøremål, vil du kunne lese dette. Du kan også sende en påminnelse til de som ikke har fullført enda, og du kan evt. slette en ansatt fra listen for gjøremålet.
Du kan eksportere listen til en pdf fil som dokumentasjon.
Sist oppdatert: