Vi arbeider kontinuerlig med å oppdatere systemet for å sikre en god brukeropplevelse. Her gir vi en oversikt over de nyeste endringene og oppdateringene. Vi setter pris på tilbakemeldinger og oppfordrer deg til å kontakte oss via e-post.

Fanemenyen på toppen har fått nytt moderne design

Innstillinger er flyttet til en egen fane sammen med redigering av brukerkonto

Ny layout på siden for fullført gjøremål som er delegert til ansatte

Forbedering på design og beskrivelser på innlogging-flow

Vi har gjort endringer i toppmenyen for å fremheve spesifikke funksjoner som "Hjelp", "Meg" og "Innstillinger".

Logg ut-knappen er nå plassert øverst til høyre.

Diverse elementer, inkludert søkebokser, filtre og filvisninger, presenteres nå som hvite "kort" mot en subtil grå bakgrunn.

Klarere og mer forståelige beskrivelser av automatisk genererte datofrister har blitt implementert.

Vi har økt tydeligheten rundt bruk av filtre i tabeller

Ny layout på siden for gjøremål som er delegert til ansatte

Nytt i Moava IKO

Vi får ofte henvendelser når det gjelder tabeller som brukere prøver å lime inn på en webside.

Når du lager en tabell i et Word-dokument, kopierer den og limer den inn i Moava, kan det hende at tabellen ser helt annerledes enn den gjorde i Word.

Grunnen til dette er at Word (og andre tekstbehandlingsprogrammer) ikke er ment for å lage websider med. Når du lager et dokument i Word, legger Word-programmet inn mange "skjulte koder", som kan forårsake mye krøll når den blir limt inn i en webside. Artikkel-editoren i Moava har en innebygget funksjon for å rense disse skjulte kodene når du limer ting inn fra Word. Når det er sagt, fungerer dette ikke alltid som det skal, og spesielt med lange tabeller.




Hvis du limer inn en tabell i Moava, og den ser ikke ut som den skal (eller den nederste delen ikke kommer med i det hele tatt), prøv dette:

Åpne dokumentet i Word. Merk hele tabellen og kopiere det.
Åpne programmet "Wordpad". Dette er et program som følger gratis med når du kjøper Windows.
Lim tabellen inn i Wordpad. Merk hele tabellen i Wordpad, kopier den, og så lim den inn i Moavas artikkel-editor. Wordpad gjør en god jobb med å fjerne skjulte koder som MS-Word legger inn.



Tabellen får siden til å være for bred

:
Hvis du limer inn en tabell, og websiden eller kolonnen blir altfor bred, er dette fordi tabellbredden er større enn websiden eller kolonnen på den siden. Når du limer inn tekst i artikkel-editoren, vet systemet at det skal sette inn linjeskift for at teksten skal tilpasse seg kolonnebredden. Dette er 

 tilfelle for tabeller eller enkeltbilder...Tabeller blir ikke "krympet" eller kuttet ned for å passe inn i en kolonne. 

Hvis tabellen din er for bred, høyre klikk på kanten av tabellen og velg " 

", legg inn et lavere tall. Du kan legge inn bredden i piksler, eller prosent. Hvis du bruker prosent, legg inn
f eks. 75%.
Klikk " 

", og se om det hjelper. Det er også mulig at du må merke teksten innenfor tabellen, og bruk en mindre tekststørrelse.

Hvis dette ikke fungerer, kontakt oss

Problemer med tabeller?



Til å lage selve topplogoen bruker du ikke Moava men et bildebehandlingsprogram som for eksempel Adobe Photoshop, Paintshop Pro, Gimp eller tilsvarende. Hvis du ikke har noe program installert på egen datamaskin kan du bruke verktøy som ligger ute på nettet, f.eks: 

. Noen av disse krever at du lager en konto. Når du lager en topplogo er det lurt å lage den stor nok slik at den passer til siden din. På en mobiltilpasset side fra Moava ( 

) anbefaler vi en bredde på 1140px og høyde mellom 150px og 300px.Bruk gjerne et bilde av skolen eller lokalmiljøet, men husk at du må eie eller ha tillatelse fra fotografen til å bruke bildet. 

 er en gratis nettside hvor du kan finne og laste ned bilder som kan brukes i topplogoen.

Etter å ha lastet ned et bilde bruker man et bildebehandlingsprogram på datamaskinen eller på nettet for å legge til skolens navn og sette riktig bildestørrelse.




Vi i Moava kan lage topplogo for deg. Kontakt oss for priser! Send e-post til post@moava.no med ønsker, bilder av skolen, logo, osv.

Den greieste måten å lage topplogo på er å åpne et bilde-behandlingsprogram, velg " 

" eller tilsvarende, og angi størrelsen du vil ha på logoen. Du kan også ta bildet som vi har i denne artikkelen og bruke det som mal, dette bildet har følgende størrelse: 1140px x 200px.

Husk at bildet må lagres som GIF, JPG eller PNG om det skal brukes som topplogo. Worddokumenter, Powerpointfiler eller andre formater vil ikke fungere. Vi anbefaler PNG om det er mye grafikk og JPG om det er et fotografi.


For å se noen andre eksempler av topplogoer, kan du se på disse sidene:




Når du har laget topplogoen, legger du den ut på skolens sider.

 for å finne topplogoen din på diskett, harddisk, minnepenn eller lignende. Det åpnes et vindu hvor du kan velge en fil. Når du har funnet filen, merk den og velg 

.

I neste skjermbilde får du anledning til å beskjære bildet hvis du vil.

Et område vil bli markert for å vise hvordan logoen din passer til sidebredden. Hvis du vil endre dette, ta tak i nt av firkantene (musepekeren blir til en pil) og dra.
Når du er ferdig, klikk på 

Husk å klikke på "Oppdater" knappen i nettleseren din for at du skal kunne se endringene. Dette gjelder hver gang du legger ut en ny logo.

Design - Topplogo

Fra Moava Web 5.0 / 5.0.1 er alt tilrettelagt for bytte til responsivt design. Da mange har design mv. som de selv har laget eller som er tilpasset kommunal design har vi i denne omgang ikke lagt alle over automatisk, men lagt til rette for at man kan bytte når det passer best.

Responsivt design tilpasser websidene til skjermstørrelsen.



Det er noen ting man bør se gjennom etter at man har valgt å slå responsivt design på. Men det er ufarlig å prøve og i de fleste tilfeller blir det ganske bra. Om man ser at man burde forberede seg litt, så er det bare å slå responsivt design av igjen. 

Hvis du slår av responsivt og menyen på forsiden blir borte må du bare velge "Design" -> "Meny" i kontrollpanelet, velge menytype og bare klikke på "Lagre" for å få den tilbake.



Man slår responsivt design av og på under "Innstillinger" - "Valg for nettsted" omtrent helt nederst på siden.

Her er noen punkter som man bør gå gjennom etter at man har slått responsivt design på:




- Responsivt design strekker topplogoen til bredden på skjermen. Den strekkes til maks 1140px så man bør ta høyde for det og laste opp ny topplogo som har 1140 piksler bredde ( og høyde på +/- ca 200px ).


 på sider kan bli annerledes pga. at man tidligere ikke hadde oppgitt bredden på alle kolonnene. F.eks. sider med 3 kolonner, men hvor bare 1 kolonne faktisk var i bruk. Ser man at noen kolonnebredder burde justeres, gjør man det under "Rediger", klikk på selve ordet "Meny" øverst i venstremenyen slik at sidestrukturen kommer opp til høyre og velg "Endre" til høyre for siden og justere kolonnebreddene og klikk på lagre igjen. Noen har kanskje også hatt 3 kolonner på en side, men bare brukt en av de.

- 

 i artikler hvor man har oppgitt fast bredde vil ikke tilpasse seg mobilvisning. I artikkeleditoren, merk tabellen ( slik at det kommer små firkanter ute på kantene ), høyreklikk på den og velg "Egenskaper for tabell" og endre til f.eks. 100% i stedet for f.eks. 500px. Det samme kan gjelder cellene. Høyreklikk inne i en celle, velg "Celleegenskaper" og endre til % der også. Se også om man ev. kan klare seg med færre kolonner i tabellen.

- 

 satt inn som "vedlegg" vil tilpasse seg automatisk, men sjekk om det kan være bilder satt inn i selve
brødteksten i en artikkel som er angitt med fast bredde i piksler. Høyreklikk ev. på disse bildene og velg "Bildeegenskaper" og bytt ut oppgitt bredde og høyde med %. F.eks. bytt 300 til 30%. Sjekk samtidig at det er lagt inn "Alternativ tekst" for bildet. Det er påkrevd i henhold til retningslinjer for universell utforming.


Da skulle mye være gjort. Og trenger du hjelp sender du en mail til post@moava.no så kan vi gi tips og hjelp.

Nytt i Moava versjon 5.0 og hvordan bytte til responsivt design

Fra og med Moava Web 5.0 er alt tilrettelagt for bytte til mobiltilpasset design (kalles gjerne responsivt design). Med en stadig økende prosentandel besøk fra mobile enheter som nettbrett og smartelefon/mobiltelefon er det viktig at utdanningssektoren henger med.

Bilde: Mobiltilpasset design tilpasser websidene til skjermstørrelsen.


For å slå på mobiltilpasset design på din nettside fra Moava må du være vev-ansvarlig på skolen. Du bør også laste opp en ny topplogo, selv om dette ikke er nødvendig, se trinn 2.
Logg inn og følg tre enkle trinn

1. Gå til "innstillinger" og scroll ned til "Mobiltilpasset nettside", velg "på"
2. Gå til "design" og "last opp topplogo". Topplogoen bør være 1140px bred og 150px til 300px høy
3. Trykk på "gå til forsiden" og beundre den flotte siden din.




Når siden nå har blitt mobiltilpasset kan du velge mellom flere forhåndsdefinerte maler. Dette gjøres i venstre hjørne på forsiden når man er innlogget. Husk å trykk på "lagre" når du har funnet en mal du liker.




Hvis noen av kolonnene eller sideinndelingen har blitt "rar" kan du trykke på "rediger" og ordet "meny" på venstre side og deretter "endre" ved siden av siden som har problemer. Trykk først på antall kolonner og dra glidebryteren slik at det blir riktig inndeling.


Bilder som ikke tilpasser seg siden kan være angitt med fast størrelse, rediger da artikkelen som inneholder bildet og høyreklikk på bildet og velg "bildeegenskaper". Endre "bredde" til noe mellom 10% og 100% (100% fyller hele kolonnebredden). Høyde kan stå tomt. Bildet vises stort i editoren, men ser bra ut om du trykker på lagre.


Da skulle mye være gjort.
Og trenger du hjelp sender du en mail til 

Mobiltilpasset design

Det er flere måter å vise frem video på nettsiden. Man kan sette inn video fra f.eks Youtube, det kan du lese mer om i bunnen av artikkelen, men her skal vi se på hvordan du kan laste opp en video du har laget selv.

Det finnes utallige videoformat, men det som er mest vanlig og som er et fint kompromiss mellom filstørrelse og kvalitet er MP4. Dette fungerer også rett i nettleseren på de aller fleste flater.

Merk også at det kan ta noen minutt fra video er lastet opp til den vises på nettsiden, dette er helt normalt.

For å laste opp en video gjør du følgende:

2. Lag en ny artikkel, det kan du gjøre ved å trykke på den grønne plussen i et nyhetsfelt eller så kan du legge til en ny fast artikkel.

3. Du får da opp artikkeleditoren, her kan du trykke på last opp filer for å legge til bilder, filer eller video.

4. Last opp filen, mer at det er en teoretisk begrensning på størrelsen på filen. Opp til ca 200mb pleier å gå fint.

5. Lagre artikkelen som vanlig og vent et par minutt, videoen vil vises når den er ferdig behandlet.

Tips: Har du store filer er gratisprogrammet 

Hvis du av en eller annen grunn ikke får lov til å installere programmer på maskinen din kan du sende oss fila på post@moava.no via 

, så kan vi legge den ut for deg. Husk å skriv hvor du vil ha den plassert.

Slik laster du video opp til artikkel

Moava sender ut e-postvarsel til de som ønsker å abonnere på nyheter fra nettsider til skoler, barnehager og andre som er driftet av oss.

Det gir for eksempel foresatte mulighet til å få varsel på e-post når det er lagt ut en ny artikkel eller ny uke- eller månedsplan på skolen / barnehagen.

Man må aktivt velge å melde seg på ved å skrive inn sin e-postadresse i et skjemafelt på nettsiden. Man får deretter tilsendt en e-post hvor man må klikke på en lenke for å bekrefte at man ønsker å motta varsel på e-post. Man har da samtidig mulighet for å velge hvilke sider man ønsker å få varsel fra.
E-postadresser som ikke blir aktivert vil aldri få tilsendt flere e-post og vil bli slettet helt fra våre databaser senest etter 30 dager.

Hvert år i forbindelse med nytt skole- og barnehageår, i august, vil alle få tilsendt en e-post hvor de aktivt må bekrefte at de fortsatt ønsker å motta varsel for de kommende 12 mnd. Hvis det ikke blir bekreftet vil e-postadressen bli slettet og du vil ikke få flere varsel på e-post.

Avsender e-postadresse vil som oftest være noreply@moava.no og man kan ikke svare på denne direkte.
E-postadresse til nettsiden det er sendt fra vil man finne på selve nettsiden eller det kan også være oppgitt e-postadresse for kontakt med avsender et sted i tilsendt e-post.

Lenker i tilsendt e-post vil i størst mulig grad inneholde moava.no for å ha konsistens med domenet for avsender e-postadresse og domenet i lenkene.
Lenker vil av den grunn ofte starte med a.moava.no, b.moava.no eller c.moava.no. Disse driftes av oss, vil videresende til riktig side og er trygge å bruke.

Hvis spørsmål, ta gjerne kontakt med oss på 

Om E-postvarsling fra Moava

Kommunale skoler og barnehager har gjerne e-post fra kommunen. For alle andre kan Moava hjelpe til med å opprette e-post etter behov.

Da bruker vi ofte e-post fra Syse.no eller Domeneshop.no. Se deres hjelpesider for oppsett på ulike mailklienter.



https://support.syse.eu/hc/no/categories/200084681-Epost-Hosted-Exchange

Oppsett av Mail fra Moava på forskjellige klienter

Brukerveiledningene for Moava IKO Barnehagemyndighet er tilgjengelige etter innlogging i systemet.

Øverst på høyre side finner du muligheten til å laste ned utskriftsvennlige veiledninger i PDF-format.

Hvis du har ytterligere spørsmål, er du velkommen til å ta kontakt med oss via e-post på 

​Brukerveiledninger for Moava IKO barnehagemyndighet

De fleste kommunale skoler og barnehager har e-post fra kommunen. For andre kan vi hjelpe til med e-postadresse(r) ved behov.

Hva slags mail tilbyr Moava?

Aktuelt for de kommunene som bruker funksjonen 

Kommuneansvarlig kan opprette kategorier og angi hvilke gjøremål som tilhører hver kategori. Hvis din kommune bruker kategorier, vil du se en nedtrekksliste oppe til høyre.

Når du klikker på pilen og velger en kategori, vil du kun se de gjøremålene i årshjulet som tilhører den kategorien.

Du kan også filtrere gjøremål etter måned eller tidsperiode.

For å se hele årshjulet igjen, klikker du på pilen og velger 

Hvordan bruke kategorier

Fanen ”Dokumenter” gir deg en oversikt over alle filer som du eller kommuneansvarlig har lastet opp og tilknyttet årshjulet.

Dokumenter er listet opp alfabetisk, og i kolonnen ”Gjøremål” kan du se hvilke gjøremål dokumentet er knyttet til. Hvis du vil endre dette, klikk på plusstegnet og du vil få opp et vindu med alle gjøremålene. Merk av de gjøremålene du vil knytte det dokumentet til, og lukk vinduet.

Hvis en fil ikke er tilknyttet noen gjøremål, havner denne filen helt nederst i listen. Her kan du slette filen hvis du vil.

Hvis du vil endre tittel/beskrivelse av et dokument som du har lastet opp, klikk på blyanten i kolonnen ”Endre”. Her kan du skrive inn en ny tittel og evt. beskrivelse. Her kan du også laste opp en ny fil hvis du vil erstatte filen med en ny versjon. NB: Du kan ikke endre/erstatte dokumenter som kommunen din eller vi i Moava har lastet opp.

Hvis du vil laste opp en helt ny fil og knytte det til et eller flere gjøremål, klikk på knappen ”Last opp fil”, som står rett over kolonnen ”Tittel”.

Klikk på boksen for å finne filen på din datamaskin. Skriv inn en tittel for filen, og evt. en beskrivelse.

Klikk på ”Last opp”, og når filen er lastet opp vil du få en bekreftelse av dette, samt en liste over alle gjøremålene i årshjulet.

Merk av gjøremålene dokumentet ditt skal knyttes til. Klikk på Lukk for å lukke vinduet.

Du kan også legge inn lenker til dokumenter som ligger andre steder, f eks i sak/arkivsystemet.

Dokumenter (enhetsleder)

For å lage en rapport, klikk på fanen ”Utskrift-Rapport”. Her kan du også lage rapporter fra tidligere skoleår/barnehageår.

Nåværende skoleår er valgt, men du kan velge noe annet hvis ønskelig.


, og velg hva du vil ha en rapport om. Hvis du vil ha en utskrift av årshjulet, klikk på ”Informasjon om alle tildelte gjøremål”. Da vil du få opp valg like under som ser slik ut:

Til venstre kan du evt. velge hvilke gjøremål du vil ha med i rapporten. Under ”Vis innhold” kan du velge om du vil ha med frister, type, beskrivelser, med mer.

Rett ovenfor valgboksen, kan du velge lovparagrafer du vil ha rapport om. Rapporten inneholder alle gjøremål som er tilknyttet paragrafen.


 for å se rapporten. Hvis du ønsker utskrift anbefales det å velge Forhåndsvisning i nettleseren. Fjern topp- og bunntekster, evt. sette marger og orientering av arket, og så skrive ut derfra når det ser greit ut.


Klikk på ”Eksporter til PDF” knappen hvis du vil lagre rapporten som en pdf-fil. Denne filen kan også skrives ut. Hvis du har valgt «Status egne gjøremål» eller «Alle henvendelser», kan du klikke på knappen «Eksporter til regneark» for å få disse opp i et regnearkprogram (f.eks. Excel).


Hvis du vil skrive ut en annen type rapport, velg en annen type. Rapporten ”Skolens egne gjøremål” (eller ”Barnehagens gjøremål”) lar deg skrive ut en rapport som forteller om skolen/barnehagen har gjort gjøremålene sine eller ikke. Her kan du også velge alle gjøremål, eller bestemte gjøremål til rapporten.


Rapporten ”Henvendelser” gir deg en rapport om henvendelser som du har lagt inn.


Rapporten «Oversikt delegeringer» gir deg en liste over alle delegerte gjøremål og hvem du har delegert dem til.

Hvordan skrive ut en rapport (enhetsleder)

Skolemiljøknappen er en ekstra modul som kommuner kan kjøpe som lar elever, foresatte, ansatte og andre melde fra om at en elev/et barnehagebarn ikke har det trygt og godt.

Når en elev/et barn, foresatt, ansatt eller andre person sender inn skjemaet, får du en epost med infoen de har lagt inn i skjemaet. Samtidig får vedkommende en kvittering på epost og SMS som forklarer rettighetene til eleven/barna og klageadgang (hvis det gjelder skole).

Kommunene som tar i bruk skolemiljøknappen kan velge om de vil at de ansatte melder fra om alle saker ved å bruke skjemaet eller ikke. All mistanke eller kjennskap til at en elev/et barn ikke har det trygt og godt skal varsles til rektoren/styreren, slik at det å få de ansatte til å bruke skjemaet kan hjelpe å sette alt i system og hjelpe skolen/barnehagen dokumentere at dette har blitt gjort.

Du kan undersøke saken selv, eller delegere saken til en annen på skolen/i barnehagen.

Spesielt om mobbing fra ansatte/ledelsen:

På skjemaet hvor folk kan melde inn om en elev/et barn som ikke har det trygt og godt er det lagt inn to valg ang. dette: «Eleven/barna føler seg mobbet av en ansatt» og «Eleven/barna føler seg mobbet av en i ledelsen». Dette fordi det står noen spesifikke ting i lovverket som skal skje når det gjelder mobbing fra ansatte eller ledelsen. Hvis noen merker av for at en elev/et barn føler seg mobbet av en ansatt sendes det mail til rektoren/styreren med kopi til kommuneansvarlig. Hvis de velger «eleven/barna føler seg mobbet av en i ledelsen» sendes det mail KUN til kommuneansvarlig og ikke rektoren/styreren.

Når noen har meldt inn en sak, kan du logge inn i iko.moava.no, klikk på fanen «Henvendelser» og klikk på pilen ved siden av saken som ble meldt inn. Merk av de valgene som gjelder. Det er ikke nødvendig å bruke feltet «Hvor skjedde det?», men det kan være lurt for å se om det er bestemte steder på skolen/i barnehagen som trenger ekstra oppmerksomhet. 

Velg Ja eller Nei der det står «Trengs det tiltak?» Klikk så på «Skjema – Dokumentasjon – Overføres til Word» og fyll ut skjemaet for tiltaksplanen. NB: Hvis kommunen din har gitt oss deres mal for tiltaksplan, vil dette åpnes opp istedenfor vårt skjema.

Hvis en annen på skolen/i barnehagen skal skrive tiltaksplanen, kan du legge inn epostadressen til den personen, og da får de en epost med en lenke til tiltaksskjemaet. Tiltaksplanen blir ikke lagret i IKO, dere lagrer det på det stedet dere pleier å lagre slike dokumenter, f.eks. i sak-/arkiv systemet.

Tiltaksplanen opprettes med et ekstra felt som du kan fylle ut senere, etter at tiltakene har blitt evaluert. Dette kan brukes som dokumentasjon at skolen/barnehagen satt i gang tiltakene.

Hvis du vil at flere på skolen/i barnehagen skal få automatisk epost om saker som ble meldt inn via skjemaet, logg inn og klikk på «Instillinger», og så «Skjema – Melding om skolemiljø/barnehagemiljø». I bunnen der kan du legge inn epostadresse til den/de som du vil skal også få meldingene. Husk å klikke på Lagre.

Kun for rektorer: Systemet sender ut påminnelse til deg hvis en sak ikke er løst innen 1 uke. I mailen blir du påminnet om at foresatte/eleven kan ta saken til Statsforvalteren (jf § 9 A-6). Når rektoren får en mail om dette, får kommunen en kopi av mailen som ble sendt til rektoren.

NB: Påminnelsen om at saken kan meldes til Statsforvalteren går IKKE til foresatte, kun til rektoren.

Når saken er løst, merker du av for dette i iko.moava.no, og kommunen får beskjed om dette også.

I midten av juli vil alle sakene som er løst bli «arkivert». For å finne disse sakene går du inn i fanen «Utskrift-rapport». Velg et tidligere skoleår og så velg å se Henvendelser.

Skolemiljøknappen

Hvis du vil, kan vi legge inn en «felles bruker» for din skole/barnehage, slik at samtlige ansatte (eller noen utvalgte) kan rapportere om henvendelser. Dette betyr at skolen/barnehagen får ett felles brukernavn/passord som alle kan bruke til å logge inn. Når en person logger seg inn med dette, får de kun opp Henvendelsesskjemaet, og ikke de andre fanene.

Når de velger kategori, får de opp alle dokumenter/maler/rutiner som tilhører den kategorien, akkurat som enhetslederen gjør.

De fyller ut skjemaet på samme vis som enhetslederen, og når de klikker på «Lagre» knappen, blir det sendt en automatisk e-post til enhetslederen med info om henvendelsen som er lagt inn.

Emnefeltet vil fortelle enhetslederen hva slags henvendelse det er og hvem som har rapportert om det.

Når enhetslederen klikker på lenken, får de opp et lite skjema hvor de evt. kan skrive hvordan saken ble løst, og en knapp for å fullføre saken.

Hvis saken allerede er løst på et lavere nivå, kan enhetslederen bekrefte dette ved å klikke på Fullfør. 

Tips: En ansatt som rapporterer om en sak som de allerede har løst kan gjerne skrive løsningen i feltet hvor de beskriver henvendelsen.

Alle ansatte kan legge inn henvendelser

Hvis skolen/barnehagen har maler, rutiner, skjemaer osv. som kan knyttes til en av kategoriene, kan du laste opp disse her, og de vil bli tilgjengelig hver gang du velger den kategorien. Klikk på pilen for å velge en kategori, f eks ”Fritak fra deler av undervisningen”. 

Klikk på plusstegnet for å laste opp en fil, f eks skolens rutiner når det gjelder fritak fra deler av undervisningen. Hvis du vil legge inn en lenke til et dokument som ligger i et annet system klikk på plusstegnet under «Lenker».

Hver gang du oppretter en ny henvendelse og velger den kategorien, vil filen du lastet opp vises til høyre for boksen hvor du skriver inn en ny sak.

Hvis du vil slette noe du har lastet opp, klikk på det røde ikonet ved siden av filnavnet.

Kommuneansvarlig kan også laste opp filer knyttet til kategorier, slik at disse også vil vises hvis kommunen velger å legge noe ut. Du kan ikke slette filer som kommuneansvarlig har lastet opp.

NB: Ikke last opp dokumenter/referater som kan knytte en sak til enkeltpersoner.

Last opp filer med rutiner eller skjemaer til kategoriene i Henvendelser (enhetsleder)

 for å legge inn henvendelser eller saker. Disse vil også vises for Kommuneansvarlige/Fylkesansvarlige når de logger inn. 

Hvis du ikke har fanen «Henvendelser», har kommuneansvarlig i din kommune slått denne funksjonen av.

NB: Ikke skriv inn sensitiv informasjon om enkeltpersoner her, bruk heller saksnummer, mappenummer, eller lignende.

For å legge inn en ny henvendelse, klikk på fanen «Henvendelser», og så klikk på «Registrer ny henvendelse».

Systemet foreslår automatisk et Saksnummer, men du kan endre dette hvis du vil ha noe annet her.

Velg Kategori. NB: Kommunen din velger hvilke kategorier som vises her. Hvis kommunen/fylket eller skolen har lastet opp dokumenter tilknyttet den kategorien, vil du da se disse dukke opp.

Skriv inn en liten beskrivelse av henvendelsen.

”Dato for henvendelsen” er allerede fylt ut med dagens dato, men klikk på feltet for å endre datoen hvis du vil endre det.

Skriv noe i feltet Henvendelse, og så klikk ”Lagre” for å lagre henvendelsen.

Når en henvendelse er registrert, blir den listet under «Registrert henvendelser»:

Du kan klikke på blyanten for evt. å endre den opprinnelige informasjonen du skrev om en henvendelse.

Klikk på pilen under ”Mer” for å åpne opp en henvendelse som ikke er løst/innvilget.

Skriv inn hvordan skolen følger opp henvendelsen. Hvis saken er lukket merk av Ja.

Henvendelsen vil da vises for Kommuneansvarlig som ”løst”.

Henvendelser (enhetsleder)

Enhetslederen kan legge inn gjøremål som kun gjelder for sin egen skole/barnehage.

Velg ”Datofrist”. Klikk på feltet for å velge datofrist for gjøremålet. Du kan velge flere datoer her, og gjøremålet blir repetert i årshjulet. Senere kan du endre alle, eller enkelte av disse. Klikk på en dato hvis du vil endre det.


I feltet ”Beskrivelse” kan du legge inn mer info om gjøremålet, ”huskeliste”, osv.


Ansvarlig: Som standard er dette Enhetsleder eller Rektor/Styrer, men dette kan evt. endres


Klikk på linjen ”Legg til lover” hvis du vil velge lovparagraf som tilknyttes gjøremålet. Det du velger her vil automatisk bli lagt inn. Da vil lenken til lovparagrafen vises sammen med gjøremålet når du logger inn for å se gjøremålet, og klikk på ”Mer”. NB: Hvis et gjøremål ikke er lovpålagt, kan du la være å velge noe her.


Du kan evt. legge inn flere lover/paragrafer ved å repetere punkt 5.


Klikk på linjen ”Legg til lenker” for å legge inn lenker som vises i gjøremålslisten når du klikker på Mer. (Du kan også legge inn lenker i feltet ”Beskrivelse” hvis du vil.)


”Legg til filer” lar deg laste opp relevante dokumenter, maler osv. Klikk på linjen ”Filer”, og så på knappen ”Last opp fil” for å finne filen på maskinen din. Gi vedlegget en tittel og beskrivelse, og klikk ”Last opp”. Gjenta om nødvendig.


Når du er ferdig med å fylle ut skjemaet, klikk på knappen 

Lokale gjøremål vises ikke i hovedoversikten til kommuneansvarlig/fylkesansvarlig, men i «Utskrift – Rapport» kan kommuneansvarlig få opp lister over lokale gjøremål som skolene har lagt inn.

Lokale gjøremål vil vises i din liste over gjøremål med en blyant ikon under. Repeterende gjøremål vises med et blått pil. For å endre egne gjøremål, klikk på blyanten.

Du kan endre tittelen hvis du vil. For å endre en dato klikk på datoen du vil endre, og velg en ny dato fra kalenderen. Klikk på Slett gjøremålet for å slette en dato. Klikk på feltet «Datofrist» for å legge til flere datoer.

Du kan også endre teksten som kommer opp under «Mer», og legge til eller slette lover, lenker eller vedlegg.

Hvis du endrer noe, klikk på Oppdater knappen i bunnen av vinduet. Hvis det er et repeterende gjøremål, vil du få spørsmål om du vil endre bare dette ene, eller alle.

For a slette et lokalt gjøremål, klikk på blyanten og fjerne datofrist(ene).

Lag lokale gjøremål

For å lage en ny gruppe, klikk på «Opprett ny gruppe».

Skriv inn navnet til gruppen, og klikk Lagre. Du kan endre navnet osv. ved å klikke på Endre gruppe, og slette ved å klikke på det røde sletteikonet.

For å legge de ansatte inn i en gruppe, klikk på ikonet under ”Medlemmer”. Merk av for alle som skal være med i gruppen, og klikk på ”Lagre” knappen. Lukk vinduet ”Legg til - Endre grupper” når du er ferdig der.

For å delegere til en eller flere grupper, merk av gruppen(e)s navn. Skriv i meldingsfelt om du vil, og merk av for ”Send melding umiddelbart” hvis du vil dette. Klikk på ”Deleger”.

Hvis du legger til eller fjerner medlemmer i en gruppe, så vil også delegeringer gjort til denne gruppa oppdateres. For eksempel: du har delegert til gruppa Kontaktlærere. Senere slutter en kontaktlærer og en ny kommer til. Når du endrer gruppa vil delegering gjort til den som slutter fjernes, mens den nye kontaktlæreren får påminnelse på tildelte gjøremål som ikke er fullført.

Når du har delegert til en gruppe, vil det stå ”Delegert” i kolonnen ”Ansvarlig”. Dette fordi du fortsatt må gå inn og merke av for ”Fullført” når alle har fullført gjøremålet.

På de to siste sidene i manualen finner du veiledninger som forklarer hva de ansatte skal gjøre når du delegerer noe til dem (en versjon for skoler, og en versjon for barnehager). Dette kan du skrive ut og gi til de ansatte hvis ønskelig.

Hvordan delegere et gjøremål til grupper

Velg en eller flere personer fra listen ved å merke av under ”Velg”. Hvis du skal delegere noe til en enkelt person og vil at gjøremålet skal bli merket i systemet som fullført når de har fullført gjøremålet, merk av for ”Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)”. Du kan også legge inn et beskjed/kommentar til den personen som du delegerer til. Merk av hvis du vil at det skal sendes epost til den person umiddelbart, eller om systemet skal sende det 10 dager før fristen til gjøremålet (eller det antall dager du har valgt i Innstillinger). Klikk på knappen ”Deleger”.

Når et gjøremål blir delegert, sender systemet automatisk en e-post til den personen, hvor det bes om at gjøremålet fullføres. (Hvis du har valgt «send umiddelbart», får de en e-post med en gang, pluss en påminnelse X antall dager før fristen). I e-posten får de en lenke, og når de klikker på lenken ser de følgende:

De får dermed all informasjon som kommuneansvarlig/fylkesansvarlig eller enhetsleder har lagt inn om det gjøremålet, slik at de er best mulig informert.

Når de har fullført gjøremålet, klikker de på ”Fullfør gjøremål”. Hvis du har merket av for ”Får fullmakt til å fullføre gjøremålet (Kun en person kan være valgt i lista)” vil gjøremålet bli automatisk merket av som Fullført inne i systemet. Dvs. at de som får delegert gjøremål ikke behøver å logge seg inn for å fullføre gjøremål du delegerer til dem.

I gjøremålslisten vil du se at ordet ”Deleger” endres til ”Status”, og det står to tall der:

Tallet i rødt (1 i dette bildet) viser at dette gjøremålet har blitt delegert til 1 person. Tallet i grønt (0 i dette bildet) forteller oss hvor mange som har fullført gjøremålet. Tallene her blir oppdatert etter hvert som gjøremålet blir fullført av de som står på delegeringslisten.

Hvis du har delegert til en person, og den personen får fullmakt til å fullføre gjøremålet, vil kolonnen «Ansvarlig» endres slik at den viser stillingen til den personen det er delegert til.

Hvis du klikker på ordet ”Status”, får du opp en liste over de som har fått delegert gjøremålet. Når de har fullført gjøremålet, blir det haket av i grønt i kolonnen ”Status”. I kolonnen ”Dato” kan du se datoen for når gjøremålet ble fullført.

Hvis en ansatt har skrevet kommentar i forbindelse med et gjøremål, vil du kunne lese dette. Du kan også sende en påminnelse til de som ikke har fullført enda, og du kan evt. slette en ansatt fra listen for gjøremålet.

Du kan eksportere listen til en pdf fil som dokumentasjon.

Hvordan delegere et gjøremål til enkeltpersoner

Du kan delegere et gjøremål til en annen på skolen/barnehagen ved å klikke på 

Merk av hvem du vil delegere til, til en gruppe, eller til en eller flere ansatte på listen.

, klikk på «Opprett ny ansatt» ved siden av «Ansatte». (Se neste side for å legge inn flere ansatte samtidig).

Fyll inn navn, stilling, og e-post adresse til den personen. Klikk Lagre for å legge dem til listen.

Hvordan delegere gjøremål

Hvis du vil legge inn flere ansatte samtidig kan du importere dem. Det er to måter å gjøre dette på. Du kan lage en fil i et regnearkprogram (f eks Excel) og importere dette. Lag et regneark med 4 kolonner: Fornavn, Etternavn, Stilling, Epostadresse. Lagre filen som en CSV fil (semikolondelt).

Logg inn i systemet og klikk på «Innstillinger».

Klikk på «Delegering – ansatte og grupper».

Hvis du har laget en CSV fil, klikk på «Last opp og les fra CSV fil».

Klikk på Last opp, finn filen på maskinen din og klikk på «Åpne». Klikk så på «Last opp».

Navnene fra filen vil da vises i det store feltet.

Hvis du ikke har laget en CSV fil kan du skrive de ansatte inn i det store feltet selv.

Hjelp og veiledninger

Moava IKO - Kommuneansvarlig (Fylke)

Introduksjon og pålogging for kommune-/fylkesansvarlig

Send en «manuell» påminnelse til skolene som ikke har fullført gjøremål

Henvendelser

Last opp filer med rutiner eller skjemaer til kategoriene i Henvendelser

Hvordan opprette nye gjøremål

Hvordan endre eksisterende gjøremål

Hent lokale gjøremål fra skolene/barnehagene

Hvordan kopiere et gjøremål

Hvordan skrive ut en rapport

Rapport - Hvordan lagre en rapportmal

Dokumenter

Hvordan endre brukernavn og passord for brukerne

Opprette eller endre kategorier

Rapport på epost når gjøremål ikke blir fullført innen fristen

Hvordan vise gjøremål i kalenderen (Outlook m.fl.)

Titler

Enheter

Påminnelser

Hvordan opprette gjentakende gjøremål

Legge til gjøremål for neste år